La gestion des absences des salariés est une tâche complexe qui nécessite de respecter la législation en vigueur, les conventions collectives et les accords d'entreprise. Il existe différents types d'absence, qui ont chacun un impact différent sur le calcul du salaire brut et net, ainsi que sur le...

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Quelles sont les différentes règles de calcul d'une absence sur un bulletin de paie ?

Lorsqu’un salarié est absent de son travail pour une raison quelconque, son employeur doit en tenir compte dans le calcul de sa rémunération. Il existe plusieurs méthodes de calcul d’une absence sur un bulletin de paie, selon la nature et la durée de l’absence, le mode de rémunération du salarié et les conventions collectives applicables.

Les principales règles de calcul d’une absence sont les suivantes :

- La retenue pour absence : il s’agit de soustraire du salaire brut du mois le montant correspondant aux jours ou heures non travaillés. Cette méthode s’applique aux salariés mensualisés dont le salaire est fixe, et aux absences courtes (inférieures à une demi-journée) ou occasionnelles (maladie, grève, etc.).

- Le maintien de salaire : il s’agit de verser au salarié le même salaire que s’il avait travaillé normalement, sans déduire les jours ou heures d’absence. Cette méthode s’applique aux salariés dont le salaire est variable (primes, commissions, etc.), et aux absences indemnisées par la Sécurité sociale ou l’employeur (maternité, paternité, adoption, accident du travail, etc.).

- Le salaire réel : il s’agit de calculer le salaire en fonction du nombre réel de jours ou d’heures travaillés dans le mois. Cette méthode s’applique aux salariés dont le salaire est calculé sur la base d’un taux horaire ou journalier, et aux absences longues (supérieures à une demi-journée) ou fréquentes (congés sans solde, formation, etc.).

Quelle règle de calcul privilégier et pourquoi ?

La règle de calcul d’une absence sur un bulletin de paie doit être choisie en fonction de la situation du salarié et des dispositions légales ou conventionnelles qui lui sont favorables. En cas de conflit entre-les différentes règles, il faut appliquer le principe du « plus favorable », c'est-à-dire celle qui permet au salarié de percevoir le salaire le plus élevé.

Par exemple, si un salarié mensualisé a été absent une journée pour maladie, il peut bénéficier du maintien de salaire s’il remplit les conditions requises, ou de la retenue pour absence si le maintien de salaire n’est pas prévu. Il ne peut pas être payé sur la base du salaire réel, car cela serait moins avantageux pour lui.

Le choix de la règle de calcul d’une absence doit être justifié par l’employeur et mentionné sur le bulletin de paie du salarié. Encas de doute ou de litige, le salarié peut contacter son représentant du personnel, son syndicat, ou l’inspection du travail pour obtenir des informations ou faire valoir ses droits.

Exemple et jurisprudence :

Pour illustrer les règles de calcul d’une absence, prenons l’exemple d’un salarié qui gagne 2 000 euros bruts par mois et qui est absent 2 jours pour maladie. Selon la méthode de calcul utilisée, son salaire sera différent :

·       Si son employeur applique la retenue pour absence, il devra déduire 2/30èmes de son salaire brut, soit 133,33 euros. Son salaire net sera donc de 1 866,67 euros.

·       Si son employeur applique le maintien de salaire, il devra lui verser la totalité de son salaire brut, soit 2 000 euros. Son salaire net sera donc de 2 000 euros.

·       Si son employeur applique le salaire réel, il devra lui payer 20/22èmes de son salaire brut, soit 1 818,18 euros. Son salaire net sera donc de 1 818,18 euros.

On voit que le maintien de salaire est la règle la plus favorable au salarié, et que le salaire réel est la règle la moins favorable.

La jurisprudence a confirmé ce principe du « plus favorable » dans plusieurs arrêts. Par exemple, la Cour de cassation a jugé que le maintien de salaire s’impose à l’employeur lorsque le salarié remplit les conditions prévues par la loi ou la convention collective, même si le salaire réel aurait été plus avantageux pour l’employeur (Cass. soc., 18 mars 2009, n°07-44.894).

De même, la Cour de cassation a considéré que la retenue pour absence ne peut pas être inférieure au salaire réel, car cela reviendrait à sanctionner le salarié pour son absence (Cass. soc., 9 juillet 2008, n° 07-40.575).

L'absence pour convenance personnelle correspond à une situation où le salarié s'absente pour des motifs personnels, sans bénéficier d'un congé légal ou conventionnel. Le salarié doit obtenir l'accord préalable de son employeur, qui peut accepter ou refuser sa demande. Le salarié doit respecter les modalités fixées par son employeur, notamment en matière de délai, de durée et de justification de l'absence.

En cas d'absence pour convenance personnelle, le salarié ne perçoit pas de rémunération de la part de son employeur, sauf si un accord collectif ou individuel le prévoit. Le salarié peut éventuellement bénéficier d'une indemnité compensatrice versée par un organisme extérieur, sous réserve de remplir les conditions fixées par cet organisme.

En paie, l'absence pour convenance personnelle entraîne une réduction du salaire brut proportionnelle à la durée de l'absence. Le salarié ne perçoit pas de salaire brut, ni de cotisations sociales, ni d'impôt sur le revenu. L'indemnité compensatrice versée par un organisme extérieur est soumise aux cotisations sociales et à l'impôt sur le revenu, sauf si elle est exonérée.

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L'absence pour maladie correspond à une situation où le salarié est dans l'impossibilité de travailler en raison d'une maladie ou d'un accident non professionnel. Le salarié doit alors justifier son absence par un arrêt de travail délivré par un médecin, qu'il doit transmettre à son employeur et à sa caisse d'assurance maladie dans les délais prévus.

En cas d'absence pour maladie, le salarié peut bénéficier d'indemnités journalières versées par la Sécurité sociale, sous certaines conditions de durée d'affiliation et de cotisation. Le montant de ces indemnités est égal à 50% du salaire journalier de base, dans la limite d'un plafond fixé par la Sécurité sociale. Les indemnités sont versées à partir du 4ème jour d'arrêt de travail, sauf en cas d'hospitalisation, où elles sont versées dès le 1er jour. La durée maximale d'indemnisation est de 3 ans.

L'employeur peut compléter les indemnités journalières de la Sécurité sociale par un maintien de salaire total ou partiel, selon les dispositions légales, conventionnelles ou contractuelles applicables. Le maintien de salaire consiste à verser au salarié la différence entre son salaire net habituel et les indemnités journalières perçues. Le maintien de salaire est soumis à un délai de carence, qui correspond au nombre de jours pendant lesquels le salarié ne perçoit pas de complément de salaire de la part de son employeur. Le délai de carence varie selon la durée de l'absence, la durée de service du salarié et la convention collective applicable.

En paie, l'absence pour maladie entraîne une réduction du salaire brut proportionnelle à la durée de l'absence. Les indemnités journalières de la Sécurité sociale sont déduites du salaire brut, sauf s'il 'employeur les perçoit directement par le système de subrogation. Le maintien de salaire versé par l'employeur est ajouté au salaire brut> et soumis aux cotisations sociales, sauf pour la part correspondant à la perte de salaire net. Les indemnités journalières et le maintien de salaire sont soumis à l'impôt sur le revenu.

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En cas d’arrêt de travail pour maladie, l’IJSS est égale à 50 % du salaire journalier de base, calculé sur la moyenne des salaires bruts des trois derniers mois précédant l’arrêt, dans la limite du plafond de la Sécurité sociale. L’IJSS ne peut pas être inférieure à un montant minimum, ni supérieure à un montant maximum, fixés chaque année par décret.

Les IJSS sont versées à partir du 4ème jour d’arrêt de travail (délai de carence), pendant une durée maximale de 3 ans. La durée d’indemnisation peut être prolongée en cas de maladie professionnelle,d’invalidité, ou de reprise du travail à temps partiel thérapeutique.

Par exemple, si un salarié a un salaire mensuel brut de 2000 euros, son salaire journalier de base est de 66,67 euros (2000 / 30). Son IJSS sera donc de 33,34 euros par jour (50 % de 66,67), dans la limite du montant maximum, qui est de 46,15 euros en 2021. Il percevra cette indemnité à partir du 4ème jour d’arrêt de travail, et pendant 3 ans au maximum, sauf cas particuliers.

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